Privatlivspolitik for ElCoS-appen

Senest opdateret 29. september 2026

ElCoS-appen bruges af tutorerne i ElCoS Tutorforeningen ved Aarhus Universitet, blandt andet til at indsende kvitteringer for udlæg og til at sende feedback om appen. Her kan du læse, hvilke oplysninger vi gemmer om dig, hvorfor, og hvad du kan gøre.

Dataansvarlig

ElCoS Tutorforeningen, Aarhus Universitet.
Kontakt: kasserer@elcos.dk

Hvilke oplysninger vi gemmer

Din e-mailadresse, som du logger ind med. Vi sender en engangskode til den, hver gang du logger ind.
Navn og telefonnummer, hvis du selv skriver dem på din profil.
Reg.- og kontonummer, hvis du selv skriver dem, så kassereren kan betale dine udlæg tilbage.
Kvitteringer: billeder eller PDF'er af kvitteringen, købsdato, beløb, formål, tutorhold, budgetpost, betalingsmåde og eventuelle deltagere, samt hvem der har godkendt eller afvist den.
Feedback og idéer, som du sender om appen.

På selve telefonen gemmer appen dit login og dit valg af mørk eller lys tilstand. Appen bruger ikke reklamer, sporing eller analyseværktøjer, og vi sælger eller deler ikke dine oplysninger.

Hvorfor vi gemmer dem

For at du kan logge ind og bruge appen.
For at foreningen kan godkende, bogføre og betale udlæg tilbage. Kvitteringer er regnskabsbilag, som foreningen efter bogføringsloven har pligt til at opbevare.
For at forbedre appen ud fra den feedback, du sender.

Retsgrundlaget er foreningens berettigede interesse i at administrere sine udlæg og sin app (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f) og foreningens retlige forpligtelse til at opbevare regnskabsbilag (art. 6, stk. 1, litra c).

Hvem kan se dine oplysninger

Dig selv. Du ser kun dine egne kvitteringer og din egen feedback.
Kassereren kan se alle kvitteringer og de oplysninger, der skal til for at betale dig tilbage, herunder navn, telefon og reg.- og kontonummer.
Foreningens app-administratorer kan se den feedback, der sendes.

Oplysningerne ligger på en server hos Hetzner Online i Tyskland (EU). Login-koder sendes via foreningens mailudbyder. Begge behandler kun oplysningerne på foreningens vegne.

Hvor længe vi gemmer dem

Kvitteringer gemmes i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, de hører til, som bogføringsloven kræver. Derefter slettes de.
Din konto og profil gemmes, indtil du sletter den.
Feedback gemmes, indtil den er behandlet og ikke længere er relevant, eller til du sletter din konto.

Sådan sletter du din konto

I appen: Profil → Slet konto. Så sker der følgende med det samme:

Din e-mail, dit navn, dit telefonnummer og dit reg.- og kontonummer slettes, og du kan ikke længere logge ind.
Din feedback slettes.
Dine kvitteringer bliver liggende, fordi de er regnskabsbilag, men uden dit navn og dine kontaktoplysninger. De slettes, når opbevaringspligten udløber.

Har du ikke appen længere, kan du skrive til kasserer@elcos.dk fra den e-mailadresse, du logger ind med, og bede om at få slettet din konto. Så sletter vi den på samme måde inden for 30 dage.

Dine rettigheder

Du har ret til indsigt i de oplysninger, vi har om dig, og til at få forkerte oplysninger rettet. Du kan også bede om sletning, begrænsning af behandlingen eller dataportabilitet, og du kan gøre indsigelse. Skriv til kasserer@elcos.dk.

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet.